Wie abhängig macht Sie die KI Ihrer Unternehmenssoftware?

Je mehr Arbeit Sie investieren, damit ein KI-Assistent Ihre Aufgaben gut erledigt, desto aufwendiger kann es werden, ihn später zu ersetzen.

Ihr Team hinterlegt Regeln, verbindet Datenquellen und korrigiert Ergebnisse. Irgendwann nimmt der Assistent tatsächlich Arbeit ab. Wenn diese Einrichtung nur in der Anwendung des Herstellers funktioniert, müssen Sie bei einem Wechsel womöglich noch einmal dafür bezahlen. Während Sie alles neu einrichten und prüfen, landet ein Teil der Arbeit wieder beim Team.

Deshalb würde ich mir schon beim Kauf einer Software zeigen lassen, ob ich auch einen anderen KI-Assistenten damit nutzen kann und was von meiner bisherigen Einrichtung dabei erhalten bleibt. Vielleicht passt nächstes Jahr ein anderer besser zu meinen Aufgaben. Dafür möchte ich möglichst wenig neu aufbauen müssen.

Das Prinzip kennen wir vom Cloud-Lock-in

Wer eine Anwendung mit speziellen Diensten eines Cloud-Anbieters aufbaut, kann sie später oft nur mit zusätzlichem Aufwand woanders betreiben. Die Daten lassen sich vielleicht mitnehmen. Die Verbindungen zwischen den Diensten, die Zugriffsrechte und Teile der Anwendung muss das Team beim neuen Anbieter aber anpassen oder neu einrichten. Diese Abhängigkeit wird als Cloud-Lock-in bezeichnet. Die britische Regierung beschreibt in ihrer Orientierung zum Cloud-Lock-in, wie man den Nutzen solcher Dienste gegen die Kosten eines späteren Wechsels abwägen kann.

Bei eingebauter KI würde ich dieselbe Frage stellen: Was binde ich an den Anbieter, während ich seine Funktionen nutze? Wenn meine Anweisungen, Datenzugänge und automatisierten Abläufe nur in seiner Anwendung funktionieren, reicht es beim Wechsel möglicherweise nicht, einfach ein anderes KI-Modell auszuwählen. Ich muss auch die Arbeit berücksichtigen, die mein Team in die Einrichtung gesteckt hat.

Modell, Assistent, Agent: Was ist was?

Mit einem KI-Modell meine ich hier ein Sprachmodell, das zum Beispiel Texte formuliert oder Informationen aus einer Anfrage heraussucht. Ein KI-Assistent ist die Anwendung, mit der Sie arbeiten. Er nutzt ein oder mehrere Modelle und regelt den Zugang zu Ihren Daten und anderen Programmen.

Wenn der Assistent mithilfe des Modells selbst entscheidet, welche Schritte und Werkzeuge er für eine Aufgabe braucht, spreche ich von einem Agenten. Anthropic erklärt dieses Prinzip ausführlicher. Im Artikel verwende ich „Assistent“ als Oberbegriff.

Für die Kaufentscheidung ist vor allem der Unterschied zwischen Modell und Anwendung wichtig: Wenn Sie innerhalb eines Assistenten ein anderes Modell auswählen können, bleiben Sie trotzdem an dessen Anwendung und Einstellungen gebunden. Einen anderen Assistenten mit Ihrer Software zu verbinden, ist eine separate Frage.

Was Sie zusätzlich an den Anbieter bindet

Wenn Sie einen Assistenten für Ihre Arbeit einrichten, hinterlegen Sie vielleicht Regeln, verbinden Datenquellen oder legen Freigaben fest. Ihr Team probiert aus, was funktioniert, und passt die Einstellungen an. Mit der Zeit steckt darin einiges an Wissen darüber, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

Das betrifft ganz unterschiedliche Aufgaben: Kundenanfragen bearbeiten, Dokumente vorbereiten oder interne Vorgänge anstoßen. Wenn die eingerichteten Abläufe nur mit dem Assistenten eines Herstellers funktionieren, müssen Sie bei einem Wechsel womöglich Teile davon neu aufbauen.

Die Bindung an die zugrunde liegende Software habe ich bereits im Artikel „Wie viel Lock-in kaufen Sie mit Ihrem ERP?“ beschrieben. Mit KI kommt die Frage dazu, was Sie von Ihrem eingerichteten Assistenten mitnehmen und mit einem anderen weiterverwenden können. Ein Export ist dafür ein Anfang. Ob die exportierten Anweisungen, Werkzeugkonfigurationen und Freigaben auch im neuen System nutzbar sind, müssen Sie gesondert prüfen.

Auch BCG beschreibt das Risiko, dass Geschäftswissen, Entscheidungsregeln und operativer Kontext eng an eine KI-Plattform gebunden werden. Je mehr davon in den Einstellungen eines Assistenten steckt, desto genauer würde ich hinschauen, was bei einem Wechsel erhalten bleibt.

Angebotsentwürfe im ERP als Beispiel

Nehmen wir zur Veranschaulichung die Angebotserstellung. Das folgende Beispiel ist hypothetisch und steht für Aufgaben, bei denen ein Assistent mit Ihren Daten, betrieblichen Regeln und den Funktionen einer Software arbeiten soll.

Sie nutzen den eingebauten Assistenten Ihres ERP, also der Software, in der Sie Ihre betrieblichen Abläufe verwalten, um Angebotsentwürfe zu erstellen. Dafür hinterlegen Sie Rabattregeln und legen fest, wann er nachfragen soll und welche Angebote jemand aus dem Vertrieb freigeben muss. Ihr Team korrigiert die Entwürfe, bis das vernünftig funktioniert.

Ein Jahr später möchten Sie einen anderen Assistenten einsetzen. Das ERP soll bleiben. Darf der neue Assistent dort Angebote anlegen? Und können Sie die Regeln und Freigaben weiterverwenden, an denen Ihr Team so lange gearbeitet hat?

Wenn Ihr Vertrieb diese Regeln über Monate angepasst hat, steckt darin Arbeitszeit, die Sie bei einem Wechsel möglicherweise erneut investieren müssen, obwohl Sie Ihr ERP gar nicht austauschen wollen. Auch Tests und die Einarbeitung des Teams kosten Zeit. Bis die neue Lösung zuverlässig funktioniert, muss der Vertrieb die Entwürfe womöglich wieder stärker von Hand bearbeiten.

Zugang und Wiederverwendbarkeit getrennt prüfen

Ich würde Software bevorzugen, bei der ich meinen KI-Assistenten selbst wählen kann. Dafür würde ich dem Anbieter zwei Fragen stellen:

1. Kann ein anderer Assistent die benötigten Daten lesen und die passenden Aktionen in der Software ausführen?
2. Können wir unsere eingerichteten Regeln und Abläufe mit diesem Assistenten weiterverwenden?

Eine umfassende Schnittstelle kann die erste Voraussetzung erfüllen, während Sie die Einrichtung trotzdem neu aufbauen müssen. Umgekehrt hilft Ihnen ein Export Ihrer Anweisungen wenig, wenn der neue Assistent anschließend die benötigten Aktionen in der Software gar nicht ausführen darf.

Welche Daten und Funktionen sind zugänglich?

Für den Zugang braucht die Software eine Schnittstelle, über die andere Programme die benötigten Daten lesen und Vorgänge ausführen können.

Welche Funktionen dafür nötig sind, hängt von Ihrer Aufgabe ab. Soll der Assistent nur Informationen auswerten, braucht er lesenden Zugriff auf die passenden Daten. Soll er Vorgänge bearbeiten, muss die Schnittstelle auch die entsprechenden Aktionen erlauben. Nötige Freigaben müssen dabei weiterhin gelten.

Vielleicht wirbt der Hersteller mit einer MCP-Schnittstelle. MCP ist ein Protokoll, über das KI-Assistenten auf Werkzeuge und Daten anderer Systeme zugreifen können. Ich würde trotzdem nachfragen, welche Funktionen darüber tatsächlich verfügbar sind. Kann mein Assistent die benötigten Aktionen direkt ausführen, oder kann er nur den eingebauten Assistenten darum bitten? Im zweiten Fall bin ich für diese Schritte weiterhin auf den Assistenten des Herstellers angewiesen.

Außerdem müssen die Bedingungen passen: Was kostet der Zugriff? Welche Grenzen gibt es? Und können Sie die Rechte so einschränken, dass der Assistent nur das darf, was er für seine Aufgabe braucht?

Was lässt sich tatsächlich weiterverwenden?

Lassen Sie sich zeigen, wie Ihre Anweisungen, Regeln und Abläufe im neuen Assistenten eingerichtet würden. Welche Teile lassen sich übernehmen? Was muss jemand übersetzen oder neu aufbauen? Eine Datei zum Herunterladen beantwortet diese Fragen noch nicht. Zum Beispiel kann eine Freigabe an das Rechtesystem der bisherigen Anwendung gebunden sein.

Auch mit vollständigem Datenzugang und übernommenen Einstellungen kann sich der neue Assistent anders verhalten. Sie müssen erneut prüfen, ob er Ihre Regeln einhält und die Aufgaben zuverlässig erledigt. Diese Prüfung würde ich genauso in die Wechselkosten einrechnen wie die eigentliche Einrichtung.

Ein externer Assistent braucht ebenfalls Einrichtung und Pflege. Auch bei ihm würde ich beide Fragen stellen. Sonst habe ich die Abhängigkeit nur verlagert.

Wann ich die eingebaute KI nutzen würde

Wenn der eingebaute Assistent Ihre Aufgabe gut erledigt und wenig Einrichtung braucht, kann er die passende Lösung sein. Für eine Funktion, die Sie sofort nutzen können, würde ich keine eigene Integration bauen, nur um theoretisch unabhängiger zu sein.

Anders würde ich das bewerten, wenn Ihr Team über Monate eigene Abläufe einrichtet und der Assistent anschließend jeden Tag wichtige Aufgaben übernimmt. Dann möchte ich vorher wissen, welche Möglichkeiten mir bleiben, wenn der Anbieter die Preise erhöht, eine Funktion einstellt oder meine Anforderungen sich ändern.

Lassen Sie sich den Wechsel zeigen

Vor dem Kauf würde ich einen Ablauf auswählen, den Sie tatsächlich automatisieren möchten, und den Anbieter fragen:

Wenn wir nächstes Jahr einen anderen KI-Assistenten einsetzen möchten: Kann der diesen Ablauf über Ihre Schnittstelle erledigen? Und welche Regeln, Freigaben und Einstellungen können wir dafür weiterverwenden?

Lassen Sie sich konkret zeigen, welche Schritte zugänglich sind, welche Teile Ihrer Einrichtung mit einem anderen Assistenten funktionieren und was Sie neu aufbauen oder testen müssten. Fragen Sie auch nach den zusätzlichen Kosten und danach, wie Ihr Team während des Wechsels weiterarbeiten kann.

Dann können Sie entscheiden, ob Ihnen die eingebaute KI genug Arbeit abnimmt, um diese Bindung einzugehen. Ich würde mir die Wahlmöglichkeit gerne erhalten: Die Software kann bleiben, auch wenn ich irgendwann einen anderen KI-Assistenten nutzen möchte.

Wenn Sie gerade Software auswählen oder einen Ablauf mit KI automatisieren möchten, melden Sie sich bei uns. Bei diffcraft schauen wir mit Ihnen darauf, welche Funktionen Sie brauchen und ob Sie diese auch über eine Schnittstelle nutzen können.